Netvisor Pron automaatio käsittelee jokaisen ostolaskun ennen kuin avaat sen. Automaatio käyttää tekoälymalleja ja toimittajan aiempia laskuja. Se asettaa laskulle tilit, laskentakohteet, ALV-tiedot, kirjauspäivän ja kierron ja kertoo päätöksistään, mihin ne perustuvat. Kun automaatio on riittävän varma kaikesta, se käsittelee laskun kokonaan ilman sinua. Tätä kutsutaan No-lookiksi. Tarkistettavat laskut löydät kohdasta Tehtävät > Laskun käsittely. No-lookina käsitellyt laskut näet Automaattiset tehtävät -sivulla.
Mitä automaatio katsoo ostolaskulla
Automaatio käyttää kolmea tietolähdettä:
Laskun omat tiedot. Toimittaja, laskurivien tuotenimet ja summat sekä verkkolaskun ALV-tiedot.
Toimittajan aiemmat laskut. Automaatio katsoo, miten saman toimittajan laskut on kirjattu aiemmin: millä tilillä, millä laskentakohteilla, millä ALV-tiedoilla, millä kirjauspäivällä ja millä kierrolla. Se katsoo myös, mille tilille saman tuotenimen rivit on kirjattu.
Tekoälymallit. Tekoälymallit ehdottavat tiliä, laskentakohteita ja ALV-tietoja laskurivin tietojen perusteella. Netvisor Pro käyttää kahta tekoälymallia. Toinen niistä on opetettu pelkästään tämän yrityksen aiemmilla kirjauksilla, joten se tuntee yrityksen omat tilit ja käytännöt.
Toimittajan aiemmista laskuista automaatio käyttää vain laskuja, jotka on kirjattu lukitulle kaudelle viimeisen kahden vuoden aikana. Hylättyjä laskuja se ei käytä.
Lisäksi automaatio käyttää yrityksen Netvisor-asetuksia, esimerkiksi kiertolistoja, kuittien välitiliä ja tietoa siitä, onko yritys ALV-velvollinen.
Mihin automaatio ottaa kantaa
Automaatio asettaa laskulle nämä tiedot:
Tili jokaiselle laskuriville.
Laskentakohteet jokaiselle laskuriville.
ALV-tunnus ja ALV % jokaiselle laskuriville.
Kirjauspäivä, jos toimittajan laskut kirjataan yleensä eri kuukaudelle kuin laskun päivämäärä.
Kiertolista tai Hyväksyjä ja Asiatarkastajat.
Selite laskuriveille. Toimittajan oma teksti säilyy sarakkeessa Alkuperäinen selite. Saat sarakkeen näkyviin laskurivien Sarakkeet-valikosta.
Lisäksi automaatio tekee näitä asioita:
Se lisää pyöristysrivin, kun laskurivien summa ja laskun summa eroavat pyöristyksen verran.
Se korjaa verkkolaskun virheelliset rivisummat.
Se kirjoittaa laskun Huomiot-kaistalle asioita, jotka kannattaa tietää. Esimerkiksi: lasku on toimittajan ensimmäinen, toimittajan pankkitili on vaihtunut, samalla laskunumerolla on jo lasku, lasku on todennäköisesti hyvityslasku tai muistutuslasku, tai toimittaja ei ole ennakkoperintärekisterissä.
Luottokorttilaskulla automaatio asettaa tilin yrityksen kuittien välitilille sekä kirjauspäivän ja kierron. Laskentakohteisiin se ei koske. ALV-tietoja se muuttaa vain, jos yritys ei ole ALV-velvollinen.
Mihin automaatio ei ota kantaa
Automaatio ei muuta laskun summia eikä laskun päivämäärää.
Automaatio ei aseta jaksotusta. Jos kirjauspäivä on eräpäivän jälkeen, automaatio näyttää huomion: "Kirjauspäivä on eräpäivän jälkeen. Harkitse laskun jaksottamista."
Automaatio ei käytä vyörytyssääntöä. Vyörytyssäännön käytät itse laskurivin valikosta kohdasta Käytä vyörytyssääntöä.
Automaatio ei käsittele tilejä, laskentakohteita tai kiertoa, jos yrityksen asetuksissa on valittu, että asiakas asettaa ne itse. Kentässä näkyy silloin esimerkiksi huomio "Asiakas vastaa itse kirjanpidon tileistä".
Kuinka varma automaation pitää olla
Automaatio laskee jokaiselle päätökselle varmuuden. Varmuus tulee joko tekoälymallilta prosenttina tai toimittajan aiemmista laskuista. Esimerkiksi "Toimittaja 12/14 laskulla" tarkoittaa, että toimittajan 14 aiemmasta laskusta 12 on kirjattu samalla tavalla.
Päätöksellä on kaksi tasoa:
Varma päätös. Netvisor Pro asettaa arvon eikä korosta kenttää. Sinun ei tarvitse tarkistaa sitä.
Tarkistettava päätös. Netvisor Pro asettaa arvon ja korostaa kentän. Tarkista arvo ennen kuin hyväksyt laskun.
Jos varmuus jää liian matalaksi tarkistettavaankin päätökseen, automaatio jättää kentän ennalleen ja kertoo, ettei se osannut käsitellä sitä.
Päätös on varma vasta, kun nämä rajat ylittyvät:
Tieto | Varma päätös, kun |
Tili | Tekoälymalli on vähintään 95 % varma, tai vähintään 90 % toimittajan aiemmista laskuista tai saman tuotenimen riveistä on kirjattu samalle tilille. Toimittajan historiaa automaatio käyttää vasta, kun toimittajalta on vähintään 10 aiempaa laskua. Lisäksi toisen tietolähteen on päädyttävä samaan tiliin. |
Laskentakohteet | Tekoälymalli on vähintään 95 % varma, tai vähintään 90 % toimittajan aiemmista laskuista on kirjattu samoille laskentakohteille. |
ALV-tunnus ja ALV % | Toimittajan aiemmista laskuista tai tekoälymallin mukaan vähintään 90 % puoltaa samaa ALV:tä. Verkkolaskun oma ALV säilyy, jos toimittajan verkkolaskujen ALV on aiemmin pidetty ennallaan vähintään 90 % laskuista. Verkkolaskun ALV:n automaatio vaihtaa vain, jos toimittajan verkkolaskujen ALV on aiemmin lähes aina muutettu. |
Kirjauspäivä | Toimittajalta on vähintään 5 aiempaa laskua, ja niistä vähintään 90 % on siirretty samalla tavalla. Jos kirjauspäivä osuu eräpäivän jälkeen, päätös on aina tarkistettava. |
Kierto | Toimittajalta on vähintään 10 aiempaa laskua, ja niistä vähintään 95 % on kulkenut samalla kierrolla. |
Tili luottokorttilaskulla | Jos yrityksellä on yksi kuittien välitili, tili on aina varma. Jos välitilejä on useita, kortilta on oltava vähintään 5 aiempaa laskuriviä, ja niistä vähintään 90 % on kirjattu samalle tilille. |
Jos yritys ei ole ALV-velvollinen, automaatio asettaa ALV:ksi aina 0 % ilman ALV-käsittelyä.
Rajat ovat kiinteitä. Et voi muuttaa niitä.
Automaation päätöksen tarkistaminen
Valitse Tehtävät ja avaa Laskun käsittely -tehtävä.
Lue laskun Huomiot-kaista. Kiireellinen- ja Tarkista-huomiot kertovat, miksi lasku tarvitsee tarkistusta.
Valitse halutessasi Vain tarkistettavat. Netvisor Pro näyttää silloin vain laskurivit, joilla on tarkistettavaa.
Vie hiiri korostetun kentän päälle. Netvisor Pro näyttää, mihin automaation päätös perustuu, esimerkiksi "Toimittaja 12/14 laskulla" tai "Automaation ehdotus 97% varmuudella". Jos tilin kohdalla lukee "Automaatio ei ole varma tästä tilistä", mikään toinen tietolähde ei päätynyt samaan tiliin.
Korjaa arvo tarvittaessa. Voit kirjoittaa uuden arvon kenttään tai valita tilin kohdasta Toimittajalla aikaisemmin käytetyt tilit.
Valitse Hyväksy. Netvisor Pro vie muutokset Netvisoriin, merkitsee laskun tiliöidyksi ja siirtyy seuraavaan tehtävään. Jos yrityksen kirjanpitäjä on laskun kierrossa asiatarkastajana, Netvisor Pro kuittaa samalla laskun Netvisorissa asiatarkastetuksi tai hyväksytyksi.
Milloin lasku menee No-lookina läpi
Netvisor Pro käsittelee laskun automaattisesti, kun kaikki nämä ehdot täyttyvät:
Yrityksen No-look-odotusaika on kulunut.
Laskun kaikki päätökset ovat varmoja. Yksikään kenttä ei ole korostettu.
Laskulla ei ole Kiireellinen- tai Tarkista-huomioita.
Laskulla ei ole virheitä. Laskun summa ja laskurivien summa täsmäävät, ja jokaisella rivillä on tili.
Lisäksi Netvisor Pro valitsee satunnaisesti pienen osan No-look-laskuista tarkistettavaksi. Näin automaation laatua seurataan jatkuvasti.
No-lookina käsitellyt laskut näet Automaattiset tehtävät -sivulla. Pääset sinne Netvisor Pron etusivun yhteenvedosta.
No-look-odotusajan asettaminen
Odotusaika kertoo, kuinka pian yrityksen lisäämisen jälkeen automaatio saa tehdä No-look-päätöksiä.
Valitse Yritykset ja avaa yritys.
Valitse Automaatio.
Valitse kohdassa Milloin automaatio saa tehdä no-look päätöksiä jokin vaihtoehto: Heti, Päivä 7, Päivä 30, Päivä 90 tai Ei koskaan.
Samalla yrityssivulla valitset kohdassa Ostolaskut, asettaako kirjanpitäjä vai asiakas tilit, laskentakohteet ja kierron. Siellä valitset myös, tuleeko lasku tehtävälistalle vasta, kun se on hyväksytty Netvisorissa.
Usein kysytyt kysymykset
Miksi automaatio ehdotti väärää tiliä?
Automaatio tekee päätöksen toimittajan aiempien laskujen ja tekoälymallien perusteella. Jos toimittajan laskuja on kirjattu eri tileille tai toimittaja on uusi, päätös perustuu vähäisempään tietoon. Siksi epävarmat päätökset ovat korostettuja. Vie hiiri kentän päälle, niin näet päätöksen perustelut. Korjaa tili ennen kuin valitset Hyväksy.
Miksi laskulla ei ole päätöstä ollenkaan?
Automaatio jättää kentän ennalleen, kun se ei ole riittävän varma. Kentässä näkyy silloin teksti "Automaatio ei osannut vielä käsitellä". Näin käy esimerkiksi, kun toimittajalta ei ole aiempia laskuja lukitulla kaudella. Kenttä jää ennalleen myös, jos yrityksen asetuksissa asiakas asettaa tiedon itse.
Oppiiko automaatio, kun korjaan päätöksen?
Kyllä, mutta ei heti. Automaatio oppii vain laskuista, jotka on kirjattu lukitulle kaudelle. Korjauksesi vaikuttaa automaation päätöksiin vasta, kun kausi on lukittu Netvisorissa.
Kirjaako automaatio laskun itse ilman minua?
Kirjaa, jos lasku täyttää No-look-ehdot. Muuten lasku odottaa Laskun käsittely -tehtävässä, kunnes valitset Hyväksy. Jos laskurivien summa täsmää laskun summaan, Netvisor Pro vie automaation päätökset Netvisorin laskulle jo ennen hyväksyntää. Tiliöidyksi se merkitsee laskun vasta, kun hyväksyt sen tai lasku menee No-lookina läpi.
Miksi lasku ei mennyt No-lookina läpi?
Avaa lasku ja katso Huomiot-kaista ja korostetut kentät. Ne kertovat, mikä esti automaattisen käsittelyn. Yleisimmät syyt ovat:
Jokin päätös ei ylittänyt varmuusrajaa. Esimerkiksi tili jää tarkistettavaksi, jos vain yksi tietolähde puoltaa sitä.
Laskulla on Kiireellinen- tai Tarkista-huomio, esimerkiksi toimittajan ensimmäinen lasku tai vaihtunut pankkitili.
Laskun summa ja laskurivien summa eroavat.
Yrityksen No-look-odotusaika ei ole vielä kulunut, tai asetuksena on Ei koskaan.
Lasku valikoitui satunnaiseen tarkistukseen.
Miksi luottokorttilaskulla ei ole tiliä?
Yritykselle ei ole asetettu kuittien välitiliä. Tilin kohdalla lukee silloin "Asiakkaalla ei ole kuittien välitiliä asetettuna.", eikä lasku voi mennä No-lookina läpi. Lisää välitili kohdassa Yritykset > avaa yritys > Kuitit > Välitilit.
Miksi lasku ei näy Laskun käsittely -tehtävässä?
Jos yrityksen asetuksissa kohdassa Ostolaskut on valittu Tuo asiakkaan laskut tehtävälistalle vasta sen jälkeen kun ne on hyväksytty Netvisorissa, lasku tulee tehtäväksi vasta, kun se on hyväksytty Netvisorissa. Kiireellinen lasku tulee tehtäväksi heti.
Miksi en voi hyväksyä laskua?
Netvisor Pro estää hyväksynnän, jos laskulla on virhe. Virheilmoitus kertoo syyn:
"Laskun summa ... ja laskurivien summa ... eroavat." Korjaa laskurivien summat.
"Yhdeltä tai useammalta laskuriviltä puuttuu kirjanpidon tili." Aseta tili jokaiselle riville.
"Kirjauspäivä on lukitulla kaudella." Vaihda kirjauspäivä lukitun kauden jälkeiseen päivään.
"Korjaa Netvisor-tunnuksien ongelma ennen hyväksyntää." Netvisor Pron yhteys yrityksen Netvisoriin ei toimi.
Jos et halua korjata laskua Netvisor Prossa, valitse Käsittele Netvisorissa ja käsittele lasku Netvisorissa. Valitse lopuksi Kuittaa tehdyksi.
Voinko muuttaa varmuusrajoja?
Et voi. Rajat ovat samat kaikille yrityksille. Voit kuitenkin valita, milloin automaatio saa tehdä No-look-päätöksiä, ja estää ne kokonaan valitsemalla Ei koskaan.
Aiheeseen liittyvät ohjeet
Vyörytyssäännön luominen ja käyttäminen: kun haluat jakaa laskurivin usealle laskentakohteelle.
Yrityksen lisääminen ja yritysasetukset Netvisor Prossa: yrityksen ostolasku- ja automaatioasetukset.
Avainsanat
tekoäly, automaatio, automaation päätös, ostolasku, ostolaskut, No-look, nolook, automaattinen käsittely, tiliöinti, tiliöintiehdotus, ennuste, varmuus, varmuusraja, tili, laskentakohde, ALV, kierto, kirjauspäivä, oppiminen, koneoppiminen, luottokorttilasku