Kun yhdistät Netvisor Pron Severaan tai Kohoon, voit kirjata tehtäviin käyttämäsi työajan suoraan työaikajärjestelmään. Yhdistäminen tehdään kahdessa paikassa: ensin luot tunnukset Severassa tai Kohossa, sitten työtilan ylläpitäjä syöttää ne kerran koko työtilalle kohdassa Asetukset > Integraatio. Sivu näkyy vain työtilan ylläpitäjälle.
Integraatio-sivun avaaminen
Napsauta nimikirjaimiasi sivun oikeassa yläkulmassa.
Valitse Asetukset.
Valitse sivun vasemman reunan Pro-ryhmästä Integraatio.
Sivulla on kaksi valintaa: Työajan vienti Severaan ja Työajan vienti Kohoon. Ota käyttöön vain se työaikajärjestelmä, jota toimistosi käyttää.
Jos Pro-ryhmä ei näy, sinulla ei ole työtilan ylläpitäjän oikeuksia. Pyydä työtilan ylläpitäjää tekemään asetukset.
Ennen kuin aloitat
Tunnusten luomiseen tarvitset Severassa tai Kohossa pääkäyttäjän oikeudet. Tunnusten luominen on kerrottu kohdissa Tunnusten luominen Severassa ja Avaimen luominen Kohossa.
Netvisor Prossa tarvitset Severaan tunnisteet Severa Client ID ja Severa Client Secret. Kohoon tarvitset tiedot Koho API URL, Koho Company ID ja Koho Access Token.
Netvisor Pro tunnistaa käyttäjän työaikajärjestelmässä sähköpostiosoitteen perusteella. Varmista, että jokaisella työaikaa kirjaavalla käyttäjällä on Severassa tai Kohossa sama sähköpostiosoite kuin Netvisor Prossa ja että käyttäjä on siellä aktiivinen.
Tunnusten luominen Severassa
Tee tämä vaihe vain, jos toimistosi kirjaa työajan Severaan.
Kirjaudu Severaan ja valitse Asetukset > REST API.
Varmista, että REST API on kytketty päälle.
Napsauta Luo tunnukset.
Kirjoita Integraation kohdejärjestelmä -kenttään Netvisor Pro.
Kirjoita tunnuksille kuvaus.
Valitse organisaatiostasi yhteyshenkilö, esimerkiksi henkilö, joka vastaa Netvisor Pron käyttöönotosta.
Napsauta Valitse API scopet ja valitse listalta seuraavat:
settings:read
customers:read
projects:read
users:read
hours:write
Napsauta Tallenna. Vahvista tarvittaessa, että et ole robotti.
Kopioi Client ID ja Client Secret talteen ennen kuin suljet ikkunan. Syötät ne seuraavaksi Netvisor Prohon.
Sulje ikkuna.
Severan yhdistäminen
Avaa Netvisor Prossa Asetukset > Integraatio.
Kytke Työajan vienti Severaan -valinta päälle. Netvisor Pro näyttää yhteyden kentät.
Kirjoita Severasta kopioimasi Client ID Severa Client ID -kenttään.
Kirjoita Severasta kopioimasi Client Secret Severa Client Secret -kenttään.
Kytke tarvittaessa päälle Merkitse siirretyt tunnit hyväksytyiksi. Valinta on kerrottu kohdassa Siirrettyjen tuntien hyväksyminen.
Napsauta Tallenna.
Tallennuksen jälkeen Netvisor Pro hakee Severasta työtyypit. Kun yhteys toimii, Severa Client Secret -kentän vieressä näkyy vihreä valintamerkki. Netvisor Pro näyttää myös pudotusvalikot Laskutettava työ ja Kiinteähintainen työ.
Valitse Laskutettava työ -pudotusvalikosta Severan työtyyppi työlle, joka laskutetaan.
Valitse Kiinteähintainen työ -pudotusvalikosta Severan työtyyppi työlle, jota ei laskuteta.
Napsauta Tallenna.
Netvisor Pro hakee työtyypit organisaatiosi Severa-asetuksista. Jos haluat luoda Netvisor Prota varten uuden työtyypin, tee se Severassa kohdassa Asetukset > Työaika-, matkakulu- & tuoterekisterit > Työlajit. Uusi työtyyppi tulee pudotusvalikoihin, kun lataat Integraatio-sivun uudelleen selaimessa.
Yrityksen asetuksissa valitset myöhemmin jokaiselle tehtävätyypille, laskutetaanko työ. Netvisor Pro käyttää valinnan mukaan jompaakumpaa näistä työtyypeistä.
Avaimen luominen Kohossa
Tee tämä vaihe vain, jos toimistosi kirjaa työajan Kohoon.
Kirjaudu Kohoon ja valitse Asetukset.
Valitse Laajennukset > Rajapinta.
Napsauta Uusi avain. Koho lisää listalle uuden rivin.
Kirjoita avaimelle nimi, esimerkiksi Netvisor Pro aikasiirto.
Kopioi rivin Access-kentän merkkijono talteen. Syötät sen seuraavaksi Netvisor Prohon.
Napsauta Tallenna.
Kopioi lisäksi selaimen osoitekentästä kaksi tietoa:
Osoitteen alkuosa kauttaviivaan asti ennen kohtaa /companies, esimerkiksi
https://suite.koho-online.com/. Osoite ei ole kaikilla sama, joten kopioi se omasta selaimestasi.Osoitteessa oleva numerosarja, esimerkiksi
12345. Se on yrityksesi tunniste Kohossa.
Kohon yhdistäminen
Avaa Netvisor Prossa Asetukset > Integraatio.
Kytke Työajan vienti Kohoon -valinta päälle. Netvisor Pro näyttää yhteyden kentät.
Kirjoita Kohosta kopioimasi osoitteen alkuosa Koho API URL -kenttään ja lisää kauttaviivan perään
api, esimerkiksihttps://suite.koho-online.com/api.Kirjoita Kohosta kopioimasi numerosarja Koho Company ID -kenttään.
Kirjoita Kohossa luomasi avaimen Access-kentän merkkijono Koho Access Token -kenttään.
Kytke tarvittaessa päälle Merkitse siirretyt tunnit hyväksytyiksi.
Napsauta Tallenna.
Tallennuksen jälkeen Netvisor Pro tarkistaa yhteyden Kohoon. Kun yhteys toimii, Koho Access Token -kentän vieressä näkyy vihreä valintamerkki.
Siirrettyjen tuntien hyväksyminen
Merkitse siirretyt tunnit hyväksytyiksi on oletuksena pois päältä. Silloin Netvisor Pro siirtää tunnit työaikajärjestelmään hyväksymättöminä. Netvisor Pro ei hyväksy niitä myöhemmin, joten hyväksy tunnit itse Severassa tai Kohossa.
Kun kytket valinnan päälle, Netvisor Pro merkitsee siirtämänsä tunnit työaikajärjestelmässä hyväksytyiksi. Muutos tallentuu vasta, kun napsautat Tallenna.
Mitä yhdistämisen jälkeen tapahtuu
Etusivun painike Näytä käytetty työaika vaihtuu painikkeeksi Kirjaa työaika Severaan tai Kirjaa työaika Kohoon. Painikkeesta kirjaat päivän työajan työaikajärjestelmään.
Yrityksen asetuksiin tulee osio Työajan laskutus (Severa) tai Työajan laskutus (Koho). Siinä valitset jokaiselle tehtävätyypille projektin ja vaiheen, joille työaika kirjataan. Tee valinnat jokaiselle yritykselle, jonka työaikaa kirjaatte.
Työajan viennin poistaminen käytöstä
Avaa Asetukset > Integraatio.
Kytke Työajan vienti Severaan- tai Työajan vienti Kohoon -valinta pois päältä.
Napsauta Tallenna.
Netvisor Pro ei sen jälkeen siirrä työaikaa työaikajärjestelmään. Etusivun painike on taas Näytä käytetty työaika, josta näet käytetyn työajan.
Usein kysytyt kysymykset
Tallenna-painiketta ei voi napsauttaa. Mitä teen?
Jokin pakollinen kenttä on tyhjä. Tyhjän kentän nimen vieressä on punainen huutomerkki. Täytä kaikki kentät. Severassa valitse myös kumpikin työtyyppi, kun pudotusvalikot ovat näkyvissä.
Tallennuksen jälkeen Severa-kohdassa lukee "Severa ei hyväksynyt yhteyttä juuri tallennetuilla tiedoilla". Mitä teen?
Tarkista, että Severa Client ID ja Severa Client Secret ovat Severassa luomiesi tunnusten tiedot ja että molemmat on kopioitu kokonaan. Korjaa tiedot ja napsauta Tallenna uudelleen. Jos Client Secret ei ole enää tallessa, luo Severassa uudet tunnukset. Pudotusvalikot Laskutettava työ ja Kiinteähintainen työ tulevat näkyviin vasta, kun yhteys toimii.
Tallennuksen jälkeen Koho-kohdassa lukee "Koho ei hyväksynyt yhteyttä juuri tallennetuilla tiedoilla". Mitä teen?
Tarkista, että Koho API URL on oman Koho-ympäristösi osoite ja päättyy osaan /api, että Koho Company ID on osoitekentästä kopioimasi numerosarja ja että avain on tallennettu Kohossa ja kopioitu kokonaan. Korjaa tiedot ja napsauta Tallenna uudelleen.
Pro-ryhmää tai Integraatio-sivua ei näy asetuksissa. Miksi?
Vain työtilan ylläpitäjä näkee Integraatio-sivun. Pyydä työtilan ylläpitäjää tekemään asetukset.
Voiko Severan ja Kohon ottaa käyttöön yhtä aikaa?
Ei kannata. Netvisor Pro kirjaa työajan kerrallaan vain yhteen työaikajärjestelmään. Jos molemmat valinnat ovat päällä, Netvisor Pro käyttää Kohoa. Kytke pois se järjestelmä, jota toimistosi ei käytä, ja napsauta Tallenna.
Työajan kirjauksessa tai yrityksen asetuksissa lukee "Projektien ja vaiheiden lataamisessa tapahtui virhe. Tarkista integraation asetukset ja yritä uudelleen." Mitä teen?
Netvisor Pro ei saanut projekteja työaikajärjestelmästä. Pyydä työtilan ylläpitäjää tarkistamaan tunnisteet Integraatio-sivulla. Jos kentän vieressä on punainen huutomerkki, työtilan ylläpitäjän on korjattava tunnisteet.
Työajan kirjaus kertoo, että yrityksiltä puuttuu projektivaihe. Mitä teen?
Avaa yrityksen asetukset ja valitse osiossa Työajan laskutus (Severa) tai Työajan laskutus (Koho) jokaiselle tehtävätyypille projekti ja vaihe. Netvisor Pro ei kirjaa työaikaa yritykselle, jolta vaihe puuttuu.
Työajan kirjauksessa lukee "Kaikkien työtuntien siirto ei onnistunut." Mitä teen?
Tarkista ensin, että sähköpostiosoitteesi on Severassa tai Kohossa sama kuin Netvisor Prossa ja että käyttäjäsi on siellä aktiivinen. Siirtämättä jääneet rivit ovat yhä listalla, joten voit yrittää uudelleen. Jos virhe toistuu, ota yhteyttä tukeen.
Työajan kirjauksessa lukee, että Severa tai Koho ei hyväksynyt rivejä ja kertoi syyn. Mitä teen?
Työaikajärjestelmä hylkäsi rivit. Netvisor Pro näyttää lainausmerkeissä syyn, jonka Severa tai Koho antoi. Korjaa asia syyn mukaan työaikajärjestelmässä ja yritä uudelleen.
Työajan kirjaus kertoo, että tehtävien työaikaa ei voida kirjata, koska tehtävän yritys puuttuu. Miksi?
Netvisor Pro kirjaa työajan aina yrityksen projektille. Tehtävälle, jolla ei ole yritystä, Netvisor Pro ei kirjaa työaikaa.
Työajan kirjauspainiketta ei voi napsauttaa. Miksi?
Katselet toisen käyttäjän tehtäviä. Voit kirjata työaikaa vain omille tehtävillesi. Palaa omiin tehtäviisi, niin painike on taas käytettävissä.
Aiheeseen liittyvät ohjeet
Yritysasetukset: miten valitset yrityksen osiossa Työajan laskutus projektin ja vaiheen jokaiselle tehtävätyypille.
Käyttäjien kutsuminen ja käyttöoikeudet Netvisor Prossa: kuka työtilassa voi muuttaa asetuksia.
Netvisor-tunnusten yhdistäminen Netvisor Prohon: omien Netvisor-tunnusten yhdistäminen, joka on eri asia kuin työaikajärjestelmän yhteys.
Avainsanat
integraatio, integraatiot, Severa, Koho, työaika, työajan vienti, työajan kirjaus, työtunnit, tuntikirjaus, tuntien siirto, työaikajärjestelmä, Client ID, Client Secret, API URL, Company ID, Access Token, API-avain, rajapinta, REST API, API scope, työtyyppi, työlaji, laskutettava työ, kiinteähintainen työ, hyväksytyt tunnit, työajan laskutus, projekti, vaihe, käyttöönotto